BRF_Palett_FINAL

Integritetspolicy för boende i BRF Palett

Inledning
BRF Palett värnar om dina personuppgifter och i samband med de nya direktiven från EU (GDPR) vill vi förtydliga hur vi hanterar dina personuppgifter och vilka rättigheter du som medlem/hyresgäst i BRF Palett har i samband med den hanteringen.
 
Personuppgifter och hur BRF Palett behandlar dem
En personuppgift är den information som direkt eller indirekt kan hänföra till en person i livet. Behandling av en personuppgift innefattar alla typer av åtgärder som utförs, manuella såväl som automatiska.

BRF Palett för ett register över alla medlemmar och hyresgäster där personnummeradresslägenhetsnummertelefonnummer och e-postadress lagras. Uppgifterna är nödvändiga för att BRF Palett ska kunna upprätthålla en kontakt med medlemmar/hyresgäster relaterat till lägenheten eller relaterat till det kontrakt stående mellan parterna.

Personuppgifterna kommer från  ansökan om medlemskap, skrivande av upplåtelseavtal/överlåtelseavtal eller sökande om att hyra lägenhet och skrivande av hyresavtal. Personuppgifter som skickas till BRF Palett från en medlem/hyresgäst kan komma att lagras i uppföljningssyfte och arkiveringsskäl.

Vems personuppgifter lagras
BRF Palett lagrar endast personuppgifter på de medlemmar och hyresgäster som knytits avtal med. Övriga personer boende i den lägenheten ett medlemskapet/hyresavtal syftar till lagras inga personuppgifter om. Detta gäller dock inte om det särskilt önskats att ange övriga boendes namn på dörren och förteckningen av boenden i respektive trappuppgång samt om det önskats att uppgifter förs in i föreningens aptussystem.
 
Hur lagras dina personuppgifter
Alla personuppgifter BRF Palett lagrar finns antingen nedtecknade i e-postmeddelanden, dokument lagrade i föreningens gemensamma Dropbox-katalog (så som protokoll, upplåtelseavtal, hyresavtal och anteckningar) eller utskrivna på papper i pärmar som ligger inlåsta i föreningens kontor.
 
E-postmeddelanden innehållande personuppgifter hanteras endast av medlemmar i styrelsen och ev. tredje parter. Filer i Dropboxkatalogen och nycklar till kontoret är endast tillgängliga för medlemmar i styrelsen.
 
Tredje parter, vilka delas uppgifterna med
BRF Palett samarbetar med HSB för ekonomisk förvaltning, och Nordstaden som förvaltar fastigheten  och gården. Båda dessa parter kan komma att få tillgång till de personuppgifter som lagras i den mån den kan komma att behövas. 

HSB tar del av samtliga personuppgifter för att driva in avgifter/hyror från medlemmar/hyresgäster och för att kunna garantera att avgifter kommer in i tid och ska kunna vidta åtgärder vid ev. försenade inbetalningar.  Nordstaden tar del av personuppgifter för teknisk förvaltning av fastigheten och gården, de tar del av personuppgifter för att kunna bedriva underhållsarbetesom kan komma att vara relaterat till medlem/hyresgäst.

Säkerhetsintegrering hanterar personuppgifter för aptussystemet (porttelefon, bokningssystemet) och kameraövervakning.
 
Hur länge sparas uppgifterna
Så länge en person är medlem/hyresgäst i BRF Palett kommer de tidigare nämnda personuppgifter behövas vara lagrade i BRF Paletts register.. Vid utträde ur föreningen eller uppsägning av hyresrätt tas alla uppgifter som krävs för att upprätthålla medlemskapet/hyresavtalet bort. Däremot kan personuppgifter som förts i mötesprotokoll inte tas bort av arkiveringskäl. Dock hanteras inte dessa uppgifter mer än att de kan komma att läsas och läsas upp vid framtida styrelsemöten.
 
Rättigheter
BRF Palett har inga rättigheter att hantera och behandla sagda personuppgifter till annat än vad som uttryckts till. Ägaren av uppgifterna har rätt att uppdatera sina uppgifter om de skulle ändras och även få dem skickade till sig på begäran.

Det finns tyvärr ingen möjlighet för ägaren att på begära radera sina uppgifter så länge hen är medlem då de krävs för att upprätthålla medlemskap/hyresavtal i BRF Palett.

Vid utträde från föreningen eller uppsägning av hyresrätt tas alla personuppgifter från BRF Paletts register utom de som ev. kan ligga lagrade i historiska mötesprotokoll. 
 
Kontakt
Har du några frågor eller funderingar kring vår nya Integritetspolicy, kontaktar du oss lättast på styrelsen@brfpalett.se eller telefon: 073 692 50 13.